PP-auto Oy:n ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2022 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
PP-auto Oy
Postiosoite: Maksjoentie 8-9, 08200 LOHJA
Käyntiosoite: Maksjoentie 8-9, 08200 LOHJA
Y-tunnus: 0139427-5

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Anssi Hakkarainen

4. Rekisterin nimi
PP-auto Oy:n ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on

• asiointitilanteen ja henkilöstön turvallisuuden toteuttaminen,
• rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen tarvittavien oikeusvaateiden esittämiseksi sekä osapuolten oikeussuojan takaaminen
• asiattomien henkilöiden pääsyn estäminen rekisterinpitäjän tietojen ja omaisuuden suoja toteutetaan kameravalvonnan reaaliaikaisen seurannan tai tallenteiden ja muun turvallisuustekniikan käyttö- tai lokitietojen tarkastelun kautta.
• Kulunvalvonta-, avainhallinta- ja rikosilmoitusjärjestelmän lokitietoja käyttäen voidaan jälkikäteen selvittää järjestelmää käyttävien henkilöiden liikkumista tai hälytyksen aiheuttaja.

Turvaurakointiliike voi tarvittaessa avustaa teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Teknisellä turvallisuusvalvonnalla varmistamme turvallisen asiointi- ja työskentely-ympäristön. Tuotamme asiakasomistajillemme parempia etuja ja palveluita rikosten ennaltaehkäisemisen ja vähentämisen myötä. Kameravalvonnan avulla korjaamme virheitä ja varmistamme oikeusturvan toteutumisen. Saatamme tallentaa ja käyttää keräämämme aineistoa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Kameravalvonta: Still-kuvat, videotallenne
Rikosilmoitinjärjestelmä: Nimi, käyttäjäkoodit, järjestelmätapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka, kytkentätiedot)

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Kuvatallennetiedostot, henkilön perus- ja yhteystiedot, järjestelmien käyttö- ja kytkentä- ja lokitiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Kuva-aineisto, joka muodostuu kameravalvontajärjestelmään kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta. Valvottava alue on merkitty asianmukaisin merkinnöin, kuten ”Tallentava kameravalvonta”. Teknisten valvontajärjestelmien lokitiedot.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta
lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien, huolto- ja ylläpitäjien toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimukseen, joka löytyy arkistoituna sähköisessä järjestelmässä PP-auto Oy:ltä. Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän vakuutusyhtiölle tapauksen selvittämiseksi ja oikeusturvan toteutumiseksi niissä tilanteissa, kun S-ryhmälle on esitetty korvausvaade. Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän muille ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan
rekisterinpitäjille. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Kameratallenteen tietoja säilytetään toimipaikka- tai kamerakohtaisesti määritellyn käsittelyajan enintään 30 vuorokautta. Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen johdosta, tallenteita voidaan säilyttää oikeusvaateen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan 2-10 vuotta. Kameratallenne hävitetään oikeusprosessin päättymisen jälkeen.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tunnistamiseen tarvittavat minimitiedot sekä edellytetty tunnistamisen vahvuus

• Kuva tai yksilöivät tuntomerkit, tarkka ajankohta, paikka

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Teknisen valvonnan
järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.