TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
PP-auto Oy
Postiosoite: Örninkatu 3-5, 24100 Salo

Y-tunnus: 0139427-5

2. Tietosuojayhteyshenkilön yhteystiedot

anssi.hakkarainen@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Anssi Hakkarainen

4. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käytämme autokaupan asiakasrekisterissä olevia henkilötietojasi autokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen osana automyynti- ja jälkimarkkinointiprosessejamme.

Autonmyyntiprosessissa käsittelemme uuden tai vaihtoauton hankintaan, rekisteröintiin ja vakuuttamiseen liittyviä henkilötietojasi. Jälkimarkkinointiprosessissa käsittelemme henkilötietojasi varaosamyynnin, auton huollon tai muun korjauksen, tai muun hankkimasi palvelun kuten rengashotellin toteuttamiseksi.

Suostumuksellasi voimme lähettää sinulle suoramarkkinointia autokaupan palveluiden ja tuotteiden markkinoimiseksi, tapahtumakutsujen lähettämiseksi tai kontaktoidessamme potentiaalisia asiakkaita.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Autokaupan asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään auton tilaus- ja kauppasopimuksen, osamaksusopimuksen, huollon tai muun jälkimarkkinoinnin sopimuksen toteuttamiseksi. Tämän lisäksi esimerkiksi kauppalaki, laki autovakuutuksista ja laki auton rekisteröinnistä velvoittaa meitä käsittelemään henkilötietojasi.

Suoramarkkinointia voimme lähettää sinulle antamasi suostumuksen perusteella.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely perustuu PP-auton ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen tai PP-auton oikeutettuun etuun asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.


8. Käsiteltävät henkilötiedot

Autokaupan asiakasrekisterissä käsitellään auton hankintaan tai vaihtoon liittyen yhteystietojasi, tietoja mahdollisesta vaihtoautosta sekä rahoituksessa, auton vakuuttamisessa tai rekisteröinnissä tarvittavia henkilötietoja. Jälkimarkkinoinnissa käsittelemme henkilötietojasi varaosamyynnin, auton huollon ja takuu- tai muun korjauksen yhteydessä. Ylläpidämme myös tietoja antamastasi markkinointisuostumuksesta tai –kiellosta.

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Tarjouspyyntö:

• asiakkaan puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:

• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto
• tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta
• henkilötunnus auton koeajoa varten

Kauppa- ja tilaussopimus:

• asiakkaan nimi
• henkilötunnus
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto

Rahoitushakemus tehdään autokaupan järjestelmän kautta rahoitusyhtiölle.

Tiedot eivät tallennu autokaupan järjestelmään:

• ammatti
• työnantaja
• työsuhteen muoto
• vuositulot
• rinnakkaishakijan tiedot
• kopio ajokortista

Vakuutus- ja rekisteröinti:

• henkilötunnus
• auton tiedot

Huollon ajanvaraus:

• auton rekisterinumero, jonka perusteella auton, omistajan ja haltijan tiedot haetaan Traficomin palvelusta
• markkinointisuostumus tai -kielto

Huollon työmääräys:

• asiakkaan nimi
• osoitetiedot
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• auton tiedot
• vakuutusyhtiön CABAS-laskelma korvaustilanteissa

Romutustodistus:

• asiakkaan nimi

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sekä Traficomin ajoneuvotietorekisteristä.
Rahoitusyhtiöltä saadaan tieto hyväksytystä tai hylätystä rahoitushakemuksesta. Hakemuksen yhteydessä annetut tiedot eivät tallennu.
Vakuutusyhtiöltä saadaan autovakuutustiedot.
Takaisinkutsulista saadaan automerkin maahantuojalta ja/tai Traficomilta

Suoramarkkinointikontaktitietoja hankitaan pääsääntöisesti Bisnode Oy:ltä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa

• auton maahantuojalle tieto autokaupasta maahantuojan palveluiden aktivoimiseksi sekä tietoa mahdolliseen takuukorjaukseen tai takaisinkutsuun liittyen
• liikenteen turvallisuusvirasto Traficomille auton rekisteröintiä varten
• vakuutusyhtiölle auton vakuuttamista varten sekä korvausta vaativissa korjaustilanteissa
• rahoitusyhtiölle osamaksurahoitusta varten

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Henkilötietoja ei suoraan PP-auton toimesta siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään PP-auton yhteistyökumppanien toimesta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, PP-auto huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
Maahantuoja tai auton valmistaja esim. Hyundai voi kerätä henkilötietoja heidän palveluitaan käytettäessä. Maahantuoja tai valmistaja toimivat reksiterinpitäjänä ja käsittelijänä. Pyydämme teitä tutustumaan ostamanne auton valmistajan selosteisiin saadaksenne lisätietoja asiasta

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Muualta suoramarkkinointiin hankittuja henkilötietoja ja prospektien tietoja säilytämme ostosopimuksen määrittelemän ajan tai enimmillään 2 kk:n ajan, mikäli tarjous tai yhteydenotto ei johda asiakkuuteen.

Autosta tehtyä tarjousta säilytetään tarjouksen voimassaoloaika ja 3 kuukautta.

Arviokortit vaihtoautosta; tuloste säilytetään autonkauppasopimuksen mukana 6+1 vuotta tai tarjouksen mukana sen voimassaoloaika tai 3 kk.

Koeajon asiakastiedot viedään asiakashallintajärjestelmään (WebSales) ja ne hävitetään koeajon jälkeen n. 3 kk:N kuluttua. Ns. punakilpisten (autovero maksamatta) esittelyautojen koeajoluvat säilytetään mahdollista verotarkastusta varten 6 + 1 vuotta autosihteerien toimesta.

Tilaus- ja kauppasopimusta säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa.

Huollon työmääräyksiä arkistoidaan 2+1 vuotta.

Vakuutusyhtiön CABAS-laskelma arkistoidaan työmääräyksen mukana, kuvat arkistoidaan verkkolevylle ja hävitetään säilytysajan päätyttyä.

Kuusakoskelta saadusta romutustodistuksesta säilytetään yksi kopio autoliikkeessä, kunnes maksettu tuki autoliikkeelle on suoritettu ja yksi kopio toimitetaan maahantuojalle.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi tai muu oikeutetun edun perusteella tapahtunut käsittely)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä autokauppaan.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Auton hankinta, huoltopalvelun tai rengashotellin palvelun hankinta ei voi toteutua.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajamme (Alkali / Alma Mediapartners Oy ja CDK Global (Finland) Oy) käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Edellä mainittujen käsittelytarkoitusten lisäksi käsittelemme henkilötietoja ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan (kameravalvonta) käyttötarkoituksessa sekä työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietoja työnhaun ja työsuhteen hoitamiseen. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat anssi.hakkarainen@sok.fi –osoitteesta.

Henkilötiedot voi tarkastaa tekemällä rekisteriotepyynnön verkkolomakkeella, joka löytyy osoitteesta https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesi